NORMAS MÍNIMAS DEL CORREO ELECTRÓNICO

Por: Humberto Vanegas Angarita

• Presentación: no escribir todo en mayúsculas, esto da la apariencia de GRITAR O ESTAR ENOJADO. Usar sangría, indentado, párrafos y listas para hacer más legible el texto.

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• Mensajes cortos: es más difícil leer en una pantalla que en papel, por lo que los correos deben ser concisos y no demasiado largos.

• No dejarse enganchar: esto es, no confrontar a alguien por correo, ni usar lenguaje vulgar u ofensivo. Si algo le molesta, tómese unos minutos para calmarse, responder, o dejara para el día siguiente escribir el correo.

• Asunto: el asunto (Subject) debe indicar el titular o tema que uno va a tratar. Hace más fácil catalogar, priorizar, leer o borrar el correo.

• Listas de distribución: cuando envíe un mismo correo a muchas personas, es mejor ocultarlos escribiendo sus direcciones en el campo CCO y poniendo la dirección propia en TO.

• Organizar: es mejor ordenar las ideas y pensar bien lo que se va a escribir. Hay que tener presente que no es lo mismo decir o escribir lo que se piensa, por lo cual un borrador previo puede ser de mucha utilidad para mejorar la puntuación, acentuación, ortografía, gramática, sintaxis, comprensión y calidad del texto.

• Responsabilidad: el correo que uno envía es público y permanente. Se debe evitar dar detalle sobre cosas de las cuales Ud. no quiere que nadie se entere. Del mismo modo el correo es responsabilidad de quien lo administra, por lo tanto, cualquier situación de confrontación recaerá directamente en su propietario.

• Evitar cadenas: hoy más de la mitad de correos son “spam”, o en otras palabras, correos "no deseados". Se denomina así a los correos basura, enviados y distribuidos para publicitar información que el remitente no ha solicitado.

• Tiempo de respuesta: el correo llega instantáneamente, pero no significa que lo vayan a responder de inmediato. Por cortesía se considera que estos se deben responder durante las 24 horas siguientes a su recibo.

• Reply: al responder, suele ser necesario citar o adjuntar el mensaje previo, para dar sentido al motivo de la comunicación.

• Archivos adjuntos: se debe evitar adjuntar demasiados archivos o muy grandes, previendo pensando las condiciones del equipo, y ancho de banda del receptor, para su descarga en la red.

• Pretexto: es necesario asumir una actitud global. Cuando se escriben expresiones regionales, símbolos o signos, su significado suele muchas veces no ser el mismo en otras partes del mundo.

• Firma: aunque el receptor visualiza su correo, se sugiere colocar al final del texto o del envío, el nombre de quien lo remite.
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